¿Por qué los datos del informe financiero y del informe de reserva nunca coinciden?

¿Cómo registrar una reserva en el sistema después del corte de fecha?

En la gestión de reservas de un hotel, ocasionalmente se presentan situaciones donde una reserva necesita ser ingresada en el sistema después de haber realizado el corte de fecha. Este proceso es crucial para mantener la precisión en los registros y en los informes financieros. Aquí te explico cómo hacerlo correctamente y por qué es importante entender la diferencia entre los datos del informe financiero y los datos del informe de reservas.

Registro de Reservas Post-Corte

• Acceso al Sistema PMS:

  • Inicia sesión en el sistema de gestión de propiedades (PMS) que utiliza tu hotel.

• Ingreso de la Reserva:

  • Aunque el corte de fecha se haya realizado, aún puedes ingresar reservas manualmente. Accede a la sección de reservas y selecciona la opción para añadir una nueva reserva.

• Detalles de la Reserva:

  • Completa los detalles de la reserva como lo harías normalmente, asegurándote de ingresar la fecha correcta de check-in, incluso si es una fecha pasada. Esto es vital para mantener la integridad de los datos.

• Confirmación y Revisión:

  • Una vez ingresada la reserva, revisa que todos los detalles estén correctos y confirma la operación.

• Actualización de Informes:

  • Después de registrar la reserva, los informes de ocupación y financieros deben actualizarse para reflejar esta nueva entrada, asegurando que todas las cifras sean correctas.

Diferencias en los Informes Financieros y de Reservas

• Datos de Reserva vs. Datos Diarios:

  • Datos de Reserva: Se basan en reservas completas, registrando el valor total de la estancia en el momento de la reserva.
  • Datos Diarios: Se basan en la actividad diaria, registrando los ingresos generados día a día.

• Ejemplo Ilustrativo:

  • Fecha del Informe: 1 de diciembre al 1 de diciembre.
  • Reserva: 10 noches a partir del 1 de diciembre, a $100 por noche.
  • Informe de Reserva: Muestra un ingreso total de $1000 para toda la estancia.
  • Informe Financiero: Muestra $100 para el 1 de diciembre, reflejando solo la actividad de ese día.

Conclusión

Entender la diferencia entre los datos del informe financiero y los del informe de reservas es crucial para la gestión financiera del hotel. Mientras el informe de reservas proporciona una visión general del valor total de las estancias reservadas, el informe financiero se centra en los ingresos efectivamente realizados cada día. Ambos son importantes y deben ser utilizados conjuntamente para una visión completa del rendimiento del hotel.

El registro correcto de reservas después del corte de fecha asegura que tanto la gestión operativa como la financiera del hotel se mantengan precisas y actualizadas.