¿Qué es el área de espera y cómo funciona?

Gestión del Área de Espera en el Sistema de Reservas del Hotel

El área de espera en un sistema de gestión de propiedades (PMS) es una herramienta crucial para manejar situaciones donde las habitaciones reservadas no están disponibles en el tipo específico durante toda la estancia del huésped. Aquí te explico cómo funciona y cómo puedes organizar eficientemente las reservas en el calendario utilizando el área de espera.

¿Qué es el Área de Espera?

• Función del Área de Espera: Es un espacio provisional en el sistema de reservas donde se almacenan temporalmente las reservas que no pueden ser acomodadas en el tipo de habitación originalmente reservado debido a la falta de disponibilidad continua.
• Bloqueo de Disponibilidad: El área de espera bloquea la disponibilidad del tipo de habitación en el que se hizo la reserva original, pero no afecta la disponibilidad de otros tipos de habitación. Esto permite que otras categorías de habitación sigan siendo reservadas libremente.

Gestión de Reservas en el Área de Espera

• Identificación de la Necesidad de Reubicación:

  • Cuando una reserva no puede ser alojada en el tipo de habitación solicitado por toda la estancia, se mueve temporalmente al área de espera.

• Mover Reservas al Área de Espera:

  • Haz clic derecho en la reserva que necesitas mover.
  • Coloca el cursor sobre «Mover rápido» y selecciona el área de espera como destino temporal para la reserva.

• Reorganización de Habitaciones:

  • Una vez en el área de espera, revisa el calendario para encontrar disponibilidad en el tipo de habitación deseado o en otros tipos que puedan ser adecuados.
  • Mueve las reservas a números de habitación que estén libres, ajustando según sea necesario para acomodar todas las reservas.

Ejemplo Práctico

• Situación: Un huésped reserva una habitación doble para tres noches. La habitación doble está disponible, pero no la misma habitación para todas las noches.
• Solución: La reserva inicialmente se coloca en el área de espera. Luego, el personal de recepción debe mover la reserva de la habitación 8 del nivel medio a la habitación 4, y posteriormente, mover cualquier reserva en el área de espera a la habitación 8 para completar las tres noches.

Puntos Clave

• Visualización en el Calendario: Todas las habitaciones que están encima de la línea en el menú de «Mover rápido» son del mismo tipo que la reserva original, mientras que las que están debajo son de un tipo diferente.
• Comunicación con los Huéspedes: Informa a los huéspedes afectados sobre los cambios en sus reservas y ofrece compensaciones adecuadas si es necesario para mantener la satisfacción del cliente.

El manejo efectivo del área de espera y la reorganización de las reservas son esenciales para asegurar que todos los huéspedes tengan una experiencia agradable y que el hotel mantenga una operación eficiente, maximizando la ocupación y minimizando los inconvenientes.