Registrar una reserva en el sistema cuando ya se ha hecho el corte de fecha
Manejo de Reservaciones de Check-in Tardío en Hoteles con Recepción 24 Horas
Los hoteles que operan con recepción las 24 horas a menudo enfrentan desafíos al registrar en el sistema reservaciones que ocurren después de la medianoche. Este proceso puede complicarse debido a que el sistema actualiza automáticamente la fecha al cambiar de día, similar a un reloj, mientras que operativamente, el huésped se considera que ha llegado en la madrugada del día anterior. Aquí se explica un método sencillo para manejar estas situaciones:
Proceso para Agregar Reservaciones de Check-in Tardío
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Crear la Reserva:
- Inicialmente, cree la reserva en el sistema para el día que técnicamente es el día hábil según el calendario. Por ejemplo, si un huésped llega después de la medianoche del día 20, inicialmente se crea la reserva para el día 21.
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Editar la Fecha de Entrada:
- Una vez creada la reserva, acceda a la misma y edite la fecha de entrada, cambiándola al día anterior. En el ejemplo dado, modificaría la fecha de entrada del día 21 al día 20.
- El sistema ajustará automáticamente la fecha de salida al día siguiente o al final del periodo de la reserva, dependiendo de la duración de la estancia programada.
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Guardar los Cambios:
- Después de realizar el ajuste de las fechas, asegúrese de guardar los cambios. Esto actualizará la reserva en el calendario, reflejando correctamente el check-in tardío y la estancia real del huésped.
Consideraciones Importantes
- Configuración del Sistema: Verifique que su sistema de gestión hotelera permita la edición de fechas de reservas activas sin problemas. Algunos sistemas pueden requerir configuraciones especiales o permisos adicionales para realizar cambios en reservas ya iniciadas.
- Capacitación del Personal: Asegúrese de que todo el personal de recepción esté debidamente capacitado en este procedimiento para evitar confusiones o errores en el registro de huéspedes que llegan tarde.
- Comunicación con Huéspedes: Informe a los huéspedes sobre la política del hotel respecto a los check-ins después de la medianoche, especialmente durante el proceso de reserva, para establecer expectativas claras.
Este método simple asegura que los huéspedes que llegan después de la medianoche sean registrados correctamente en el sistema, manteniendo la coherencia operacional y garantizando la precisión en la gestión de las estadías y disponibilidad de habitaciones.