¿Qué es un folio?

¿Qué es y para que sirve un folio?

Un folio en la industria hotelera es esencialmente un registro de todos los cargos y pagos asociados a un huésped o empresa durante su estancia en el hotel. Funciona como una carpeta que agrupa todas las transacciones financieras relacionadas, tales como:

• Estancia de dos noches
• Consumos en el bar
• Comidas en el restaurante

Los folios permiten una organización detallada y específica de los gastos, y pueden existir múltiples folios dentro de una sola reserva. Además, es posible trasladar cargos de un folio a otro, lo cual facilita la gestión de los gastos cuando estos son compartidos entre el huésped y otras entidades como empresas o agencias de viajes.

Ejemplos de Uso de Folios:

1. Caso de Empresa:

• Una empresa reserva una habitación y se hace cargo únicamente del coste del alojamiento.
• Otros gastos adicionales, como alimentos o servicios extra, son responsabilidad del huésped.
• En este escenario, se crea un folio principal bajo el nombre de la empresa para el alojamiento y un folio secundario para los gastos adicionales del huésped.

2. Caso de Agencia de Viajes:

• Un huésped reserva a través de una plataforma como Expedia, donde paga por adelantado.
• Cualquier gasto adicional durante la estancia se registra en un folio separado.
• El folio principal, que incluye los cargos de la habitación pagados a través de Expedia, se envía a la agencia de viajes y no se muestra al huésped, mientras que un folio adicional acumula los cargos extras que debe cubrir el huésped.

Estos ejemplos ilustran cómo los folios son herramientas clave en la gestión financiera de las operaciones hoteleras, permitiendo asignar y rastrear con precisión los gastos a los responsables adecuados, ya sean huéspedes individuales, empresas o agencias de viajes.